16 Jun Arquivo electrónico de documentos notariais

Foi publicada a Portaria n.º 121/2021, de 9 de Junho, que vem regulamentar o arquivo electrónico de documentos lavrados por notário e de outros documentos arquivados nos cartórios e a respectiva disponibilização através de certidão notarial permanente, passando a comprovação, para efeitos de registo, dos factos constantes de documentos que devam ser arquivados electronicamente, a ser feita através da consulta electrónica desse documento, mediante a apresentação do código de acesso à certidão permanente.

Ao mesmo tempo, a portaria regulamenta também a participação dos actos por via electrónica, pelos notários, à Conservatória dos Registos Centrais. Enquanto não for disponibilizada a plataforma do Instituto dos Registos e do Notariado (IRN), que integrará os índices gerais de títulos e que permitirá a comunicação entre sistemas, a participação dos actos é feita mediante o envio de ficheiro electrónico à Conservatória dos Registos Centrais, nos termos definidos no protocolo celebrado entre a Ordem dos Notários e o IRN.

Refira-se que estão obrigatoriamente sujeitos a arquivo electrónico os documentos lavrados por notário cuja informação deva ser participada à Conservatória dos Registos Centrais, nomeadamente testamentos públicos, instrumentos de aprovação, depósito ou abertura de testamentos cerrados e de testamentos internacionais e escrituras públicas.

Estão igualmente obrigados a arquivo electrónico documentos particulares autenticados por notário que não titulem actos sujeitos a registo predial e os documentos lavrados por notário que envolvam aceitação, ratificação, rectificação, alteração ou revogação de documento previamente arquivado electronicamente.

Podem ainda ser sujeitos a arquivo electrónico, a pedido de qualquer interessado, os instrumentos de actas de reunião de órgãos sociais, os instrumentos de procurações que não estejam sujeitas a registo obrigatório na base de dados das procurações e os documentos que forem entregues nos cartórios para ficarem arquivados.

Para que seja reconhecido aos documentos arquivados electronicamente o mesmo valor probatório dos documentos originais é aposta aos documentos arquivados electronicamente assinatura electrónica qualificada e selo temporal qualificado.

Os documentos arquivados electronicamente podem ser consultados na plataforma electrónica acessível no endereço www.notarios.pt por qualquer interessado que disponha de um código de acesso à certidão notarial permanente bem como por magistrados judiciais e do Ministério Público e outras entidades, nos termos a definir por protocolo.

O pedido de certidão notarial permanente pode ser efectuado no sítio na Internet com o endereço www.notarios.pt, mantido pela Ordem dos Notários ou verbalmente, em qualquer cartório notarial, e mediante o pagamento dos respectivos emolumentos (cujo valor é igual ao cobrado para as certidões em suporte físico), é disponibilizado ao requerente um código de acesso que permite a visualização da certidão notarial permanente no supra referido sítio na Internet.

Os documentos notariais elaborados em data anterior à da entrada em vigor da presente portaria podem ingressar no arquivo electrónico por iniciativa do notário titular do respectivo arquivo físico.

A presente portaria entra em vigor no prazo de seis meses a contar da respectiva publicação, ou seja, no dia 9 de Dezembro de 2021.